Archiwizowanie dokumentów wymaga wiedzy, bo bez niej możemy co najwyżej nieco zapanować nad chaosem w firmie. Jeśli jednak chcemy stworzyć profesjonalne, funkcjonalne archiwum które pomoże nam wykonywać codzienne obowiązki i przestrzegać prawa, będziemy musieli pamiętać o kilku bardzo istotnych zasadach. Z tego artykułu dowiesz się, na czym polegają najważniejsze reguły.
Archiwizacja dokumentacji – najważniejsze zasady
- dokładność – klucz do prawidłowej archiwizacji
Precyzja podczas porządkowania to oczywista sprawa, ale w przypadku takiej czynności jak archiwizowanie dokumentów zdecydowanie warto to podkreślić. Wszystko dlatego, że każdy, nawet najmniejszy błąd, może nas tu sporo kosztować. Przykładowo – jeśli przyporządkujemy akta do złej kategorii, w przyszłości możemy mieć poważne problemy z tym, by szybko znaleźć dokument.
- cierpliwość, czyli dlaczego lepiej się nie spieszyć
Porządkowanie dokumentów to dość żmudna praca, szczególnie jeśli dysponujemy dość pokaźnymi zbiorami. Pośpiech jest niewskazany podczas takiej pracy. Doświadczenie często sprawia, że szybciej można przeprowadzić ten etap. Nie zmienia to jednak faktu, że jeśli archiwizowanie dokumentów jest w naszych planach, dobrze będzie zarezerwować na to trochę czasu.
- znajomość przepisów
To także ważna sprawa. W końcu archiwizacja dokumentów służy również wywiązaniu się z obowiązków prawnych. Jedną z najważniejszych czynności jest tutaj nadanie aktom terminu przechowywania. W ten sposób można jasno określić, jak długo dana dokumentacja ma zajmować miejsce w naszym archiwum. Gdy okres ten dobiegnie końca, należy zutylizować te akta. Tutaj należy zaznaczyć, że terminy przechowywania różnią się w zależności od tego, z jaką dokumentacją mamy do czynienia oraz kiedy nawiązany został stosunek pracy. Przykładowo jeśli stosunek pracy rozpoczął się przed 1 stycznia 2019 i nie zrealizujemy formalności, mogących skrócić okres przechowania, akta musimy przetrzymywać aż 50 lat.
Archiwizacja dokumentów – z jakich etapów się składa?
Oprócz wcześniej wspomnianych powinności musimy też przyłożyć się do tego, by porządkowanie obejmowało wszystkie najważniejsze etapy. Nadanie terminów przechowywania to tylko jeden z nich. Archiwizacja dokumentów ma sens tylko wtedy, gdy zostanie wykonana kompleksowo. Specjaliści, profesjonalnie zajmujący się tego typu usługami, np. Rhenus, mogą zaproponować klientom precyzyjne i całościowe zajęcie się ich zbiorami.
Taka pomoc obejmuje m.in. kwalifikację akt do właściwej kategorii, opracowanie dokumentacji oraz nadanie jej odpowiednich oznaczeń. Aby zapanować nad wszystkimi zbiorami, należy jasno określić plan działania oraz wykorzystać takie pomoce jak np. pudła, segregatory czy teczki.
Zasada bezpieczeństwa
Archiwizacja dokumentów dotyczy akt, w których często są zawarte wrażliwe dane, niemogące wydostać się na zewnątrz. To niezwykle ważne, by podczas takich prac przestrzegać RODO. Proces musi być więc wykonany w miejscu, do którego nie mają dostępu osoby nieupoważnione. Poprawna archiwizacja realizowana przez specjalistyczne firmy to pewność, że informacje zawarte w naszych dokumentach będą pilnie strzeżone, i że przestrzegane będą wszystkie wcześniej wspomniane zasady.